Quando un ufficio deve traslocare

Capita anche agli uffici di dover esser spostati. A volte nell’ambito della stessa struttura, a volte, invece, devono proprio cambiare sede, magari anche città. Se il trasloco di una casa è difficile, quello di un ufficio può diventare veramente da cardiopalmo visto che c’è tanta tecnologia (computer, stampanti, wi-fi- lettori per badge, videocamere, ecc.) e tanti documenti che non si devono assolutamente perdere.

Come organizzarsi

Premesso che in genere i traslochi degli uffici devono avvenire senza sospendere l’attività oppure ridurre al minimo la sospensione, tutto deve essere attivo nell’ufficio nuovo per ospitare immediatamente gli impieganti pronti a ritornare operativi. Solo a questo punto si potrà contattare l’azienda di traslochi a Milano e fissare la data fatidica che potrebbe avvenire anche di notte, per non fermare l’attività.

Per agevolare il tutto basta programmare ogni passo. Per prima cosa è necessario individuare una persona che organizzi e segua le fasi preparatorie del trasferimento: tanti galli in un pollaio creano confusione. Tutti dovranno seguire le sue indicazioni per minimizzare i tempi. Questa persona si incaricherà anche del trasferimento delle utenze nei tempi stabiliti: un ufficio senza luce o internet non potrebbe funzionare quindi è necessario mantenere le utenze fino all’ultimo nella vecchia sede e averle immediatamente disponibili nella nuova sede.

I dispositivi tecnologici

La cosa più importante, nella nuova sede è il lavoro dell’elettricista che dovrà pianificare tutte le postazioni con prese varie per tutti i dispositivi tecnologici i quali andranno spostati dalla vecchia sede. In questo caso è bene abbinare tutto in base alle scrivanie, in modo che non si mischino tastiere, mouse, schermi o stampanti. In genere queste operazioni le esegue sempre un tecnico che provvederà a mettere tutto in ordine nella nuova location.

Chiedere informazioni alla ditta di trasloco

Potete valutare insieme agli operatori della ditta di trasloco, quanto materiale d’imballaggio serve e quale è più indicato. Spesso è la ditta stessa a metterlo a disposizione. Potete anche scegliere l’opzione totale (imballo e trasporto) oppure solo trasporto se pensate di provvedere voi all’imballaggio.

Sugli scatoloni è sempre bene segnare chiaramente il contenuto, in particolare se questi contengono documenti, in modo che siano subito rintracciabili. Gli impiegati dovrebbero provvedere a trasportare da soli i loro oggetti personali, onde evitare che vadano persi o mischiati.

Sarebbe importante che i dipendenti facessero un giro nella nuova struttura in modo da familiarizzare con l’ambiente e non subire il trauma da distacco.

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